Najważniejsze pytania, które powinieneś sobie zadać przy wyborze systemu do wideokonferencji

Rok 2020 wywrócił do góry nogami strategię działania wielu przedsiębiorstw.
W wielu branżach pandemia wymusiła w krótkim czasie niezwykle drastyczną zmianę. Konsekwencją była pierwsza fala transformacji modelu pracy biurowej. Firmy musiały zapewnić pracownikom dostęp do niezbędnych narzędzi: przenośnego komputera, telefonu komórkowego, niezbędnego oprogramowania oraz dostęp do Internetu. Najpopularniejsze minimum: laptop, smartfon, pakiet Office, modem LTE. Kolejnym krokiem było zadbanie o bezpieczeństwo: VPN umożliwiający połączenie z siecią firmową oraz oprogramowanie umożliwiające wielostopniową weryfikację użytkownika na różnych urządzeniach. Wypadało też doposażyć firmową serwerownię w mocniejsze routery i firewalle do obsługi wzmożonego ruchu. Pracownicy potrzebowali również sposobu na komunikację wewnętrzną i raportowanie. Małe firmy i wielkie organizacje zaczęły masowo korzystać z komunikatorów internetowych i wymiany plików w chmurze.

Rewolucyjność powyższego modelu polega na stawianiu w centrum pracownika, a nie przestrzeni, w której pracownik przebywa. Udana transformacja pozwoliła firmom na utrzymanie, a często nawet zwiększenie wydajności i efektywności, w porównaniu do pracy stacjonarnej.

Co dalej? Powyższe zmiany dotykają głównie wewnętrznej części naszej działalności. Oczywiście to nie wystarczy do pełnego działania. Teraz wypada pomyśleć o naszych klientach i partnerach. Ze względu na pandemię spotkania i rozmowy stały się jeszcze ważniejsze i cenniejsze. Zmieniła się jedynie ich forma. Jest to obszar, nad którym warto się pochylić, bo pokaże nasze zaangażowanie w utrzymanie dobrych relacji i wyróżni nas na tle konkurencji. Ograniczenie się do kontaktu mailowego i telefonicznego nie sprawi, że zostaniemy w pamięci klientów na długo. Jak to zmienić?

Profesjonalne rozwiązania wideokonferencyjne

Oczywiście nie chodzi tutaj o zwykłe rozmowy wideo, które prowadzimy z firmowych laptopów i małych kamerek. To są świetne rozwiązania do spotkań wewnętrznych, ale w kontaktach z partnerami trzeba stawiać na sprzęt profesjonalny. Obraz w jakości 4K, krystalicznie czysty dźwięk, wygłuszanie szumów i niepożądanych dźwięków, automatyczne kadrowanie rozmówców – to niezbędne elementy profesjonalnej wideokonferencji.


Rozmowa wideokonferencyjna


Minimalistyczne podejście przy wyborze systemu wideokonferencyjnego może mieć efekt odwrotny do zamierzonego

Problemy z dźwiękiem, nieostry obraz, zły kąt kamery ukazujący prezentującego z bardzo niekorzystnej strony, zrywające połączenie – prędzej doprowadzi to naszych rozmówców do uzasadnionej frustracji, niż do chęci współpracy.


Zanim złapiemy za telefon i zadzwonimy do naszego dostawcy warto przeanalizować nasze wymagania.

Na klasyczne spotkanie biznesowe też nie poszlibyśmy w spodniach dresowych, prędzej wybierzemy garnitur. Tak samo jest ze spotkaniami online – chcemy zaprezentować się na nich w pełni profesjonalnie. Z pomocą przychodzą nam producenci dedykowanych zestawów wideokonferencyjnych.


Spotkanie wielu osób podczas wideokonferencji


Jak wybrać sprzęt do wideokonferencji?

Wybór sprzętu jest ogromny, więc konkretne określenie potrzeb zaoszczędzi nam sporo czasu. Podstawowe pytania, które musimy sobie zadać to:

  • Z jakiej aplikacji wideokonferencyjnej chcemy korzystać? Z jakich aplikacji korzystamy najczęściej?
  • Ile maksymalnie osób będzie brało udział w spotkaniu po naszej stronie?
  • Czy chcemy podłączyć więcej niż jeden ekran do zestawu, np. w celu prezentowania zarówno rozmówców jak i współdzieloną treść (prezentacje, wykresy, dokumenty)
  • Czy potrzebujemy ekranu interaktywnego?
  • Czy chcemy współdzielić treści z naszymi rozmówcami? Czy chcemy to robić bezprzewodowo?
  • Czy będziemy potrzebować dodatkowych mikrofonów lub głośników?

Oczywiście to nie wszystkie kryteria, ale od tych warto zacząć. Na pewno nie warto skupiać się tak bardzo na kwestiach związanych z jakością wideo, bo w większości nowych urządzeń te parametry są do siebie bardzo zbliżone. Niezbędne minimum to obraz Full HD (1080p), choć za standard urządzeń wypuszczanych na rynek w 2021 roku należy już uznać 4K. Pozornie niewinne pytanie o dodatkowe mikrofony może się okazać kluczowe, bo nie każde urządzenie pozwala na takie dodatki, bądź pozwala w ograniczonym zakresie.

Aplikacje do wideokonferencji

Cisco Webex
Microsoft Teams
Zoom

Najwięcej trudności zawsze wzbudza kwestia wyboru aplikacji.

W pierwszym odruchu chcielibyśmy urządzenie, które pozwoli nam na rozmowę z każdym, niezależnie od tego z jakiej aplikacji będzie korzystać druga strona. Niestety, nie jest to takie łatwe. Wideokonferencyjny świat nie jest zunifikowany jak komórkowe sieci GSM, przez co w efekcie mamy na rynku konkurujące ze sobą platformy.

Trzy najczęściej spotykane w Polsce aplikacje do wideokonferencji to:

  • Cisco Webex,
  • Microsoft Teams,
  • i Zoom.

Każdy zestaw wideokonferencyjny działa na oprogramowaniu, które decyduje jakie platformy będą z nim kompatybilne. Niektóre z platform są bardziej otwarte, inne mniej.

Z trzech powyższych najbardziej otwartą jest Cisco Webex – do jej działania wystarczą terminale wspierające protokół SIP. Natomiast MS Teams i Zoom są środowiskami zamkniętymi, a kompatybilność jest możliwa tylko na certyfikowanych terminalach. Warto tutaj zwracać uwagę na rodzaj certyfikacji, bo znajdziemy zarówno urządzenia certyfikowane do natywnej współpracy jak i jedynie do współpracy chmurowej. W tym drugim wypadku będziemy mogli nawiązać połączenie i wziąć udział w spotkaniu, ale zakres dostępnych funkcji będzie znacznie ograniczony, np. nie będziemy mogli korzystać z bezprzewodowego współdzielenie treści lub z obsługi wielu ekranów. Warto wspomnieć, że firma Cisco, jako jedyna w tym gronie, posiada zarówno własną platformę, jak i terminale.

Pewnym kompromisem będą urządzenia nie będące dedykowanymi terminalami wideokonferencyjnymi, a jedynie urządzeniami peryferyjnymi. Do połączenia i obsługi potrzebujemy wtedy jednak dodatkowego komputera, z którego możemy następnie uruchomić dowolną zainstalowaną na urządzeniu aplikację. W praktyce jedna z osób biorących udział w spotkaniu musi w tym celu poświęcić swój laptop, co nie jest preferowanym rozwiązaniem, i połączyć się do spotkania indywidualnym kontem. Takie rozwiązanie to też znaczna utrata jakości. Dedykowane terminale są wyposażone w kodeki odpowiedzialne za przetwarzanie sygnału audio i wideo. W opisywanym rozwiązaniu rolę kodeka przejmuje komputer, który nie jest do tego dedykowany. W czasie spotkania działają na nim też inne procesy, nie tylko te związane z wideokonferencją, co skutkuje gorszymi parametrami wygenerowanego obrazu i dźwięku. Jeżeli przestrzeń, którą będziemy wykorzystywać do wideokonferencji nie była od początku projektowana z myślą umieszczenia w nim zestawu, zapanowanie nad rozmieszczeniem przewodów, których w takich zestawach jest znacznie więcej, może się okazać niezwykle kłopotliwe. To wszystko finalnie przekłada się na osłabienie pożądanego przez nas efektu – profesjonalnej wideokonferencji, która zaprezentuje nas jako rzetelny i godny zaufania partner w biznesie. Gwarancję jakości zaoferują nam jedynie dedykowane terminale.

Collaboration bar

Znaną i sprawdzoną kategorią urządzeń są tzw. video collaboration bary, stylizowane na znane z domowych salonów soundbary.

Yealink UVC 40

collaboration bar Yealink UVC 40

Są to zestawy all-in-one, których konstrukcja zawiera wszystkie niezbędne elementy czyli kamery, głośniki, mikrofony i kodek wideo. Prawie każdy producent posiada już tego typu urządzenia w swojej ofercie, ale najbardziej warte uwagi to seria Room Kit firmy Cisco, seria 400 firmy Yealink oraz X Studio firmy Poly. Ich zalety to, między innymi: elegancki wygląd, łatwość w dopasowaniu do istniejących przestrzeni ze względu na niewielkie rozmiary, doskonała jakość dźwięku i obrazu, ale przede wszystkim duża wygoda i kultura pracy. Większość z nich jednak nie posiada ruchomej kamery i w szerszych pomieszczeniach kąty widzenia mogą być niewystarczające aby objąć wszystkich uczestników spotkania. Na wyróżnienie zasługuje tutaj firma Yealink, której terminale mogą obsługiwać z powodzeniem połączenia ze wszystkich trzech wiodących platform. Najszerszą ofertę obsługiwanych aplikacją mają urządzenia Poly, ale zmiana obsługiwanej aplikacji wymaga każdorazowego restartu urządzenia i ponownego logowania, co znacznie wydłuża czas potrzebny na przygotowanie się do spotkania – nawet do 10-15 minut.

Interaktywne ekrany dotykowe

Bardzo świeżą i wartą zainteresowania kategorią są terminale wbudowane w interaktywne ekrany dotykowe.

Idea Hub Huawei Inteligentne biuro

IdeaHub od Huawei dostępne są w 2 wielkościach ekranu

Pod koniec roku takie rozwiązanie zaprezentował Huawei z nową serią IdeaHub opartą na platformie Windows 10. Urządzenie posiada otwarte oprogramowania i pozwala na korzystanie z dowolnej aplikacji wideokonferencyjnej, co zbliża go bardzo blisko do ideału. W dodatku otrzymujemy solidny i bardzo duży (nawet do 86 cali) ekran dotykowy wyświetlający obraz w jakości 4K. Nie tracimy bardzo wiele na jakości prowadzonej wideokonferencji porównując do klasycznych zestawów, a zyskujemy pełną swobodę doboru aplikacji i funkcje ekranu dotykowego. Kamera jest umieszczona w górnym panelu ekranu, co może jednak dawać mało optymalny kadr – co producent rozwiązał przez dodanie aktywnego śledzenia mówcy w wersji Pro. Dalej jednak trzeba mieć na uwadze rozmiar sali i odległość rozmówców. Podobnym rozwiązaniem dysponuje np. firma NewLine, której produkty są jednak w pierwszej kolejności fenomenalnymi ekranami interaktywnymi, ale obszary dotyczące nagrywania obrazu i dźwięku pozostawiają trochę do życzenia i będziemy raczej zmuszeni do dokupienia dodatkowych urządzeń dla uzyskania optymalnej jakości.

Jak widać wydarzenia roku 2020 miały niezwykły wpływ na branże collaboration, która do tej pory była trochę zaniedbana przez producentów. Kilkunastokrotne wzrosty liczby użytkowników aplikacji do spotkań wideo zrobiły jednak swoje i trzeba przyznać, że rozwój jest ogromny. Sama firma Yealink zdążyła przez ten rok wypuścić na rynek ponad 20 (!) nowych urządzeń. Z jednej strony, tak szeroki wybór może przyprawić o ból głowy. Ale z drugiej, daje nam pewność dobrania optymalnego rozwiązania pod indywidualne potrzeby każdego użytkownika. Niezależnie czy potrzebujemy zapewnić naszym handlowcom indywidualne terminale do spotkań z klientami, czy szukamy wyposażenia dla spotkań członków zarządu. Każdy rodzaj spotkania online możemy przeprowadzić na najwyższym poziomie, który odzwierciedli wartości naszej organizacji.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w doborze odpowiedniego sprzętu skrojonego na miarę Twoich potrzeb i możliwości skontaktuj się z nami. Zbadamy Twoje potrzeby i na tej podstawie pomożemy Ci dobrać odpowiedni sprzęt na lata, a w razie potrzeby wesprzemy Cię w zdobyciu odpowiedniego finansowania.

autorem artykułu jest

Łukasz Wiśniewski – Key Account Manager

posiada ponad 6 lat doświadczenia w obsłudze klientów biznesowych w branżach IT, FMCG i mediach. Pasjonat nowych technologii, gier planszowych i kina sci-fi.

Poszukujesz systemu do wideokonferencji?

    Po wysłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą celem ustalenia szczegółów

    Wszystkie pola oznaczone (*) są wymagane





    Potwierdzam, że zapoznałem się z polityką prywatności - Polityka prywatności
    Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych (imię, nazwisko, adres email, numer telefonu) przez Sprzedawcę NETWORK EXPERTS Sp. z o.o. sp. k. ul. Chojnowska 8, 03-583 Warszawa w celu marketingowym. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Mam prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Mam prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, oraz prawo do przenoszenia danych na zasadach zawartych w polityce prywatności sklepu internetowego. Dane osobowe w sklepie internetowym przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności. Zachęcamy do zapoznania się z polityką przed wyrażeniem zgody. - Polityka prywatności


    2022-10-20T14:59:33+02:00
    Przejdź do góry